Vážení členové,
dokument, který právě čtete, obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme osobní údaje.
Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, byly tyto zásady zpracování připraveny v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále „GDPR“).
Komu osobní údaje svěřujete?
Vaše osobní údaje předáváte organizaci (tj. správci osobních údajů) Společenství vlastníků Devonská 3, Praha 5, se sídlem: Devonská 1000/3, Hlubočepy, 152 00 Praha 5, IČO: 08784663, (dále jen „společenství“).
K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Vaše osobní údaje zpracováváme a využíváme k:
- zajištění řádného účtování spotřebovaných energií a poplatků spojených s provozem bytového domu,
- zajištění povinných služeb (např. nádoby na odpad)
- zajištění povinností kladených legislativou
Oprávnění ke zpracování
Zákonnost zpracování je dána čl. 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a. Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný či smluvní požadavek. Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správci, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout službu na základě smlouvy.
V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete níže v textu tohoto informačního memoranda.
Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to při plnění nahlašovací povinnosti při počátku pobytu v objektu. Dále pak z veřejně dostupných zdrojů (např. rejstříky nebo katast nemovitostí).
Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
K zajištění povinností společenství a k zajištění plnění zákonných povinností, zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
ČLENOVÉ
- základní identifikační údaje – jméno, příjmení;
- kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
- demografické údaje – počet členů v domácnosti, počet psů v domácnosti;
- velikost vlastnického podílu;
Jaký máme právní základ pro zpracování osobních údajů?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce nebo pro ochranu oprávněných zájmů správce. Zákonnost zpracování v případě našeho společenství vychází například ze zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky, ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a některých dalších.
Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům nebo orgánům činným v trestním řízení. Údaje nepředáváme jinému soukromému subjektu.
Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
Nikoliv, údaje nejsou předávány mimo Českou republiku.
Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je stanovené maximum, vyplývající z účelu zpracování daných údajů. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání pobytu v objektu. Některé osobní údaje (potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti) budou uchovávány 3 roky počínaje rokem následujícím od data ukončení členství ve společenství.
Jaká jsou Vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Děláme vše pro to, aby zpracování vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v této sekci, která můžete u nás uplatnit.
Jak můžete svá práva uplatnit?
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu svj@svjdevonska3.cz. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naši korespondenční adresu.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům Vám poskytneme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případné informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.
Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od nás požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od nás požadovat informace zejména o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od nás požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na opravu
Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Po uplynutí doby nezbytnosti smažeme vaše osobní údaje automaticky, můžete se však na nás se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na omezení zpracování
Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že např. překračujeme výše stanovené účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Máte právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (včetně profilování).
Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz/.
Jak nás můžete kontaktovat?
V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nás neváhejte kontaktovat, elektronicky na e-mailové adrese svj@svjdevonska3.cz. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese Devonská 1000/3, Hlubočepy, 152 00 Praha 5.